Messen sind für Unternehmen eine effektive Möglichkeit, die eigenen Produkte oder Dienstleistungen einem breiten Publikum zu präsentieren, Neuheiten vorzustellen, Umsatz zu generieren und wichtige Kontakte zu knüpfen. Damit ein Messeauftritt zum vollen Erfolg wird, bedarf es jedoch einer gründlichen Planung, professionellen Durchführung und anschließenden Nachbereitung.
Wichtig ist das Networken und Bewerten der Wettbewerbssituation. Aber auch die Verpflegung durch ein Messe Catering Hannover, Berlin oder Rostock – je nachdem, wo die Veranstaltung stattfindet, ist wichtig. Wie Sie alles unter einen Hut bringen und welche Schlüsselkomponenten beim Messe Management den Erfolg ausmachen, das erfahren Sie hier.
Vor der Messe: Planung und Vorbereitung
Schon lange vor dem Messetermin beginnt in Unternehmen die Vorbereitung und Planung. Üblicherweise wird dazu ein Messeteam innerhalb der Belegschaft zusammengestellt, welches sich anschließend vorrangig mit dem Messe Management befasst. Dazu gehört zunächst, dass geeignete Messetermine gefunden werden müssen. Welche Fachmessen kommen für das Unternehmen in Frage, wann und wo finden sie statt? Entscheidend ist nicht nur die thematische Ausrichtung der Messe.
Ebenso spielt die Entfernung des Messestandorts zum Unternehmenssitz eine Rolle bei der Logistik. Hinzu kommt, dass sowohl Verbrauchermessen als auch Fachmessen ohne Zutritt für Privatpersonen stattfinden. Zunächst sollte daher die Frage geklärt werden, auf welchen Messen das eigene Unternehmen optimal vertreten ist, die definierte Zielgruppe antrifft und die eigene Zielsetzung erreichen kann.
Zielsetzung und Budgetplanung
Damit wird bereits ein weiterer Punkt des vorbereitenden Messemanagements angesprochen: die Zielsetzung. Sie sollte möglichst klar definiert werden, um anschließend alle Maßnahmen an diesem Ziel auszurichten. Mögliche Zielsetzungen können das Generieren von Kundenkontakten, das Knüpfen neuer Geschäftsbeziehungen oder die Steigerung der Unternehmensbekanntheit sein. Ebenso lässt sich eine Messe als Anlass zur Präsentation eines neuen Produkts nutzen. Das definierte Ziel sollte allen Beteiligten umgehend mitgeteilt werden, damit im Anschluss die weitere Planung beginnen kann. Zu dieser gehört die Budgetplanung. Sie ist ein wichtiger Bestandteil beim Messe Management, damit Sie die Ausgaben für den Messeauftritt stets im Blick haben und das vorhandene Budget nicht überschreiten. Sinnvoll ist es, zunächst unverzichtbare Ausgaben zu planen und erst im Anschluss das noch ungenutzte Budget beispielsweise für Messemarketing einzusetzen.
Standkonzept entwickeln
Der Messestand ist während des Events das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Entsprechend gründlich sollte die Planung für den Stand erfolgen. Dazu gehört die Erarbeitung eines Standkonzepts. Ebenso müssen das Standdesign und die benötigte technische Ausstattung festgelegt werden. Danach wird ein Messebauer mit der Anfertigung des Standes oder dem Umbau bereits vorhandener Messeausstattung in Ihrem Unternehmen beauftragt. Möglicherweise benötigen Sie zusätzliche Dienstleister beispielsweise für den Druck von Werbebannern, das Erstellen eines Imagevideos, die Anfertigung von Messebroschüren und ähnlichem. Achten Sie auch darauf, die Fortschritte beim Messebau im Blick zu behalten und regelmäßig mit Ihrem Zeitplan abzugleichen. Zudem ist zu klären, wie das Material für den Stand und alles weitere Messezubehör pünktlich zum Termin zum Messestandort transportiert wird.
Personalfrage klären und Schulungen durchführen
Welcher Mitarbeiter aus Ihrem Team bringen die besten Voraussetzungen mit, um Sie auf der Messe zu vertreten? Neben dieser Frage muss auch geklärt werden, für welche Angestellten ein Einsatz auf der Messe überhaupt möglich ist. Wer beispielsweise für Kinder- oder Seniorenbetreuung verantwortlich ist, kann sicherlich nur schwer mehrere Tage auf Geschäftsreise zu einer Messe gehen. Für die eingeplanten Messemitarbeiter müssen die An- und Abreise zur Messe organisiert werden. Wahrscheinlich werden auch Übernachtungsmöglichkeiten während des Events benötigt. Wer sich um diese Planungsaufgaben frühzeitig kümmert, der senkt in der Regel die Ausgaben und reduziert den Planungsstress.
Zudem muss das Messepersonal im Vorfeld geschult werden. Thema einer solchen Schulung kann beispielsweise die Produktkunde sein. Wenn im Rahmen des Messeauftritts zudem Kundenkontakte generiert oder Verträge geschlossen werden sollen, bereitet ein Verkaufstraining das Messeteam optimal auf den Einsatz vor. Sollte nicht das gesamte Messeteam aus der eigenen Belegschaft zusammengestellt werden können, müssen externe Dienstleister gefunden, engagiert und geschult werden. Das gilt übrigens auch für Messehostessen, Promotionpersonal, Aufbauhelfer und anderes Personal.
Während der Messe: Durchführung und Networking
Mit dem Beginn der Messe geht es für Sie als Unternehmen in die heiße Phase. Jetzt müssen Gelegenheiten genutzt und Kontakte geknüpft werden. Dazu ist eine perfekte Standbetreuung wichtig. Achten Sie darauf, dass immer ausreichend Personal am Ort ist, dieses aktiv auf Messebesucher zugeht und bei jedem Gespräch Kontaktmöglichkeiten für zukünftige Marketingmaßnahmen erfasst.
Produktpräsentation im Blick behalten
Nach dem Aufbau des Messestandes sollte die Produktpräsentation oder Präsentation der Dienstleistungen überprüft werden. Auch sie ist eine Schlüsselkomponente für ein erfolgreiches Messe Management. Sind alle Vorgaben erfüllt und fallen die Produkte den Messebesuchern ins Auge? Diesen Check sollten Sie mehrfach wiederholen, denn nach einem langen Messetag kann am Messestand Unordnung herrschen. Das wirkt wenig einladend auf die Messebesucher des nächsten Tages und ist nicht förderlich für das Firmenimage.
Vergriffene Prospekte oder Broschüren sollten umgehend nachgelegt werden, damit Besucher sich Anschauungsmaterial mitnehmen können. Überprüfen Sie auch die Wirksamkeit der Eyecatcher oder anderer Maßnahmen, mit welchen Sie Besucher zu Ihrem Messestand locken möchten. Sollten diese ihr Ziel oder die festgelegte Zielgruppe verfehlen, sind bestenfalls noch kurzfristige Anpassungen möglich.
Networking und Kundenakquise
Nutzen Sie zudem jede Möglichkeit, um Kontakte zu interessierten Messebesuchern zu knüpfen. Wer nicht nur achtlos an Ihrem Messestand vorbei geht, sondern einen Blick riskiert, ist möglicherweise ein Kunde oder Geschäftspartner der Zukunft. Um Kontakte zu knüpfen, sollten Messebesucher vom Messeteam aktiv angesprochen und in Verkaufs- oder Beratungsgespräche eingebunden werden. Ebenso ist es am Messestand möglich, bereits vorhandene Kontakte zu intensivieren. Möglicherweise hatten Sie zu einem potenziellen Zulieferer oder Vertriebler bereits früher einen oberflächlichen Kontakt und entdecken ihn am Messestand wieder. Knüpfen Sie hier unbedingt an und arbeiten Sie an einem gewinnbringenden Beziehungsaufbau. Das Networking muss selbstverständlich nicht ausschließlich am Messestand Ihres Unternehmens erfolgen. Mischen Sie sich unter die Messebesucher und schauen Sie bei anderen Unternehmen vorbei, die für Ihr Geschäftsfeld interessant sind.
Es lohnt sich zudem, während der Messe etwas Zeit zu investieren und die Mitbewerber genauer unter die Lupe zu nehmen. Auf diese Weise verschaffen Sie sich einen guten Überblick über den aktuellen Wettbewerb und die Marktsituation. Bestenfalls können Sie von anderen Ausstellern noch etwas lernen. Eine solche Marktanalyse fließt später in die Planung der zukünftigen Messeauftritte ein.
Nach der Messe: Analyse und Kontaktpflege
Mit dem Ende des Messeevents ist die Arbeit für Unternehmen noch nicht erledigt. Jetzt folgt eine Analyse des Messeerfolgs. Wurde das gesteckte Ziel erreicht? Sind während der Messe Verbesserungsmöglichkeiten für den nächsten Messeauftritt aufgefallen oder können einzelne Aspekte perfektioniert werden? Diese und weitere Fragen der Auswertung sollte sich das Messeteam möglichst zeitnah stellen. Daraus lassen sich wichtige Erkenntnisse für die Zukunft gewinnen, um das eigene Messe Management noch erfolgreicher zu gestalten. Zudem kann es erforderlich sein, dass Berichte verfasst oder ein Reporting an die Firmenleitung übermittelt werden müssen.
Ebenfalls Teil der Messenachbereitung ist die Nutzung der geknüpften Kontakte. Fassen Sie zeitnah bei Interessenten oder möglichen Geschäftspartnern nach und intensivieren Sie den Kontakt! Das Ausbauen der Geschäftsbeziehung kann zur Umsatzsteigerung des Unternehmens beitragen und ist entscheidend für den Messeerfolg. Bestenfalls arbeitet das Messepersonal nach dem Event genau daran intensiv weiter und nutzt auf diese Weise das vorhandene Potenzial. Hierzu kann Follow-up-Marketing mit unterschiedlichen Instrumenten eingesetzt werden. Auch die klassische Leadnachbearbeitung ist eine Schlüsselkomponente für den Erfolg eines Messeauftritts.
Fazit
Professionelles Messe Management lässt sich in drei wichtige Phasen einteilen: die Vorbereitung, den Messezeitraum und die Nachbereitung. Zahlreiche Faktoren wie der Messestand, die Personalfrage, die Produktpräsentation und Kundenansprache sollten bereits im Vorfeld geplant werden. Das erhöht den Messeerfolg deutlich. Zudem lohnt sich anschließend eine Nachbereitung des Events, aus dem sich wichtige Lehren für die Zukunft ziehen lassen.
