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Einen Dienstplan online erstellen – Ratgeber zum professionellen Vorgehen

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Man kann mit Recht sagen, dass das Erstellen von Dienstplänen selten als unterhaltsame Aufgabe angesehen wird. Meistens handelt es sich um einen Jonglierakt, bei dem 

Geschäftsanforderungen 

unterschiedliche Gehaltsklassen

Urlaubsanträge von Mitarbeitern

 Kundenanforderungen 

 schwierige Persönlichkeiten 

in Einklang gebracht werden müssen. Ohne ein richtiges Tool, kann das Erstellen eines Dienstplanes sehr viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, Zeit, die eigentlich viel effektiver im Unternehmen eingebracht werden könnte.

Durch den Einsatz von Cloud-basierten Systemen, kann eine große Erleichterung erzielt werden. Deshalb wollen wir an dieser Stelle einen detaillierten Ratgeber zur Verfügung stellen und aufzeigen, welche Vorteile es hat, seinen Dienstplan anhand einer Personalplanungs- und Zeiterfassungssoftware online zu erstellen.

Die Auswahl des richtigen Anbieters

Die Auswahl eines Tools zur Automatisierung von Dienstplänen, ist wohl die wichtigste Entscheidung, die man ganz zu Beginn treffen sollte. Im Wesentlichen sollte eine gute Personalplanungs- und Zeiterfassungssoftware folgende Features bereitstellen, um auch tatsächlich den Workflow zu forcieren, der im Ergebnis eine große Zeitersparnis mit sich bringt.

  • Unterschiedliche Formen der Zeiterfassung (Computer, App, Stempeluhr)
  • Stempeln durch die Verwendung von Fingerabdruck und Schlüsselanhänger
  • Multifunktionale Stempel Optionen 
  • Anwesenheit in Echtzeit 
  • Arbeitskosten in Echtzeit
  • Einfache Auszahlung von Arbeitsstunden 
  • Anfragen von Urlaub- und Krankmeldungen
  • Ansicht zur Abwesenheit in einer App 
  • Ansicht von Urlaubsansprüchen
  • Übersicht der Urlaubsstunden in Echtzeit
  • Selbsterklärendes Dashboard

Sicherlich gibt es hier noch viele weitere Features, die man nennen könnte. Mit dieser Auflistung wird jedoch ersichtlich, wie Komplex und gut durchdacht eine Planungssoftware sein sollte. Als Beispiel kann hier die Personalplanungs- und Zeiterfassungssoftware von Shiftbase genannt werden, die zahlreiche Funktionen zur online Dienstplanerstellung bietet.

Budgetplanung als zweiter fundamentaler Schritt zur Online Dienstplan Erstellung 

Man sollte wissen wie hoch das eigen Personalbudget ist und dieses, auf täglicher Basis herunterbrechen. Wenn man in der Lage ist, eine maßstabsgetreue Kalkulation aufzubauen, wird man schnell ein Gefühl dafür bekommen, inwiefern der Einsatz von Mitarbeitern zu planen ist. Übrigens sollte die gewählte Software auch die Funktionen zur Budgetierung zur Verfügung stellen. Ein Budget zusammen mit Umsatzprognosen ist auch wichtig, um die Arbeitseffizienz zu überwachen, was mit der Personalplanungs- und Zeiterfassungssoftware viel einfacher ist. Wenn man den Dienstplan mit einer Software online erstellt, kann man das Budget eingeben und die Arbeitskosten gemäß dem entsprechenden Verteilungsschlüssel automatisch berechnen und das während man den Dienstplan ausfüllt. Auf diese Weise, kann man sofort erkennen, ob man sich innerhalb oder außerhalb des Budgets befindet.

Rollen und Arbeitsfelder

Anstatt zuerst die Namen der Mitarbeiter zu betrachten, sollte man sich überlegen, welche Arbeitsfelder und Rollen besetzt werden müssen und wie viele prognostizierten Bedarf pro Tag diese benötigen. In einem Restaurant beispielsweise benötigt man am Wochenende möglicherweise mehr Küchenpersonal und zusätzliches Barpersonal. Im Einzelhandel hingegen benötigt man sowohl einen Manager, als auch einen stellvertretenden Manager im Dienst. Wenn man anfängt, den Dienstplan online zu füllen, sollten somit zuerst die Rollen und Arbeitsfelder vordefiniert werden, die dann mit den Namen gefüllt werden. 

Erstellen einer Vorlage 

Es ist wirklich nicht nötig, das sprichwörtliche Rad jede Woche neu zu erfinden. Man sollte zunächst eine Vorlage erstellen, in der bereits fertige Abläufe und alles Grundlegende definiert wird. Wenn ein Template für den Normalbetrieb erstellt wurde, können hier Erfahrungswerte das Template jede Woche aufs Neue adaptieren. Vielleicht erstellt man auch unterschiedliche Vorlagen, für unterschiedliche Wochentage oder unterschiedliche Saisons. Sicherlich kann man diesen ganzen Prozess mit einer Excel Tabelle skizzieren. Es ist jedoch ratsam hierfür eine Software zu verwenden und den Dienstplan online zu erstellen, so dass immer ein Backup zu Verfügung steht und der Dienstplan von überall abrufbar ist.  erfolgen. 

Optimierung durch einen guten Überblick

Dienstplan onlien erstellen 2Es gibt nichts Frustrierenderes für Kunden, die schnell etwas kaufen oder essen wollen und das Unternehmen aufgrund einer schlechten Personalplanung, den Ansprüchen der Kunden nicht nachkommt.  An dieser Stelle kann schnell der Ruf eines Unternehmens beschädigt werden, woran auch die finanzielle „Gesundheit“ des Unternehmens hängt. Durch eine Software, mit der man cloud-basiert seine Personalstruktur planen kann, wird man automatisch in die Lage gebracht, seine Prozesse stetes zu optimieren.  

Fristeinhaltung von Urlaubsanträgen

Last-Minute-Urlaubsanträge und können das ganze Personalmanagement durcheinanderwirbeln und frustrieren Manager und Mitarbeite gleichermaßen, die kurzfristig Schichten abdecken müssen. Abgesehen von Krankheit, sollte man deswegen strenge Fristen für die Einreichung von Urlaubsanträgen festlegen. Manager haben dann eine viel bessere Möglichkeit, einen sicheren Dienstplan zu erstellen und verbringen weniger Zeit damit, ihn zu ändern und zu überarbeiten.

Keine Verwendung von Messanger

Messanger wie WhatsApp scheinen eine gute Variante zu sein, um Mitarbeiter über den Dienstplan zu informieren und auch kurzfristige Änderungen zu kommunizieren. Die Praxis zeigt jedoch, dass die Verwendung eines Messangers Verwirrung, Frustration und verpasste Schichten verursacht. Es ist unbedingt ratsam, eine Cloud-basiertes Software zu verwenden, um den Dienstplan online zu erstellen. Integrierte App- Lösungen bieten die perfekte Steuerung und Streuung von Informationen, die in Echtzeit mit dem gesamten System verbunden sind. Auf diese Weise, haben Mitarbeiter immer den neuesten Dienstplan zur Hand, wodurch es niemals zu Missverständnissen kommen kann. 

Wer Arbeitet gut zusammen

Die Besetzung aller Arbeitsfelder und die richtige Anzahl von Mitarbeitern in einer Schicht, sind nur ein Teil der Erstellung eines produktiven Dienstplans. Es ist wichtig zu wissen, welche Kombinationen von Mitarbeitern als produktives Team am besten zusammenarbeitet. Dies gilt insbesondere im Gastgewerbe, wo Geschwindigkeit in geschäftigen Zeiten von entscheidender Bedeutung ist. Das Zusammenbringen von Personen mit schwierigen Persönlichkeiten und Führungsstilen behindert die Effizienz des Unternehmens, wobei die Negativität von Kunden als unfreundlicher Service empfunden wird.

Das bilden von funktionierenden Teamstrukturen ist oftmals ein heikles Thema, was sich jedoch lohnt. Mit dem Vorgesetzten und stellvertretenden Managern über die Teamdynamik zu sprechen und vertrauliche Notizen darüber zu machen, wen man am besten im Team zusammenbringt und wen man am besten trennt, kann wahre Wunder bewirken. Dies ist allerdings nur möglich, wenn man seinen Dienstplan online erstellt und Erfahrungswerte aus vielen Monaten durchleuchtet.  

Wie man erkennen kann, ist der Einsatz einer Personalplanungs- und Zeiterfassungssoftware tatsächlich sein Geld wert und es ist töricht zu glauben, dass man durch eine Excel Tabelle, den gleichen Mehrwert erzeugen kann, wie mit einer cloud-basierten Softwarelösung, die es ermöglicht einen professionellen Dienstplan online zu erstellen. Die Vorteile sind erschlagend und bringen in letzter Konsequenz eine Aufwertung des Unternehmens mit sich. Wer also seine Dienstplan- Prozesse in Zukunft verbessern möchte, der sollte sich unbedingt mit adäquaten Softwarelösungen auseinandersetzen.  

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