Handwerker arbeiten noch ehrlich mit ihren Händen, da steckt noch Tradition dahinter… Das war mal. In der heutigen Zeit müssen auch Handwerker eine elektronische Buchhaltung führen und auf zeitgemäße Art mit Kunden korrespondieren, so dass auch sie auf IT angewiesen sind. Daher suchen sie nach denjenigen Tools und Lösungen, die ihnen dabei helfen ihre Produktivität zu steigern. Am besten sollten sich mit derartigen Hilfsmitteln so viele Aufgaben wie möglich beschleunigen lassen.
Klare Sache, das klingt nach den üblichen Ansprüchen, die Unternehmen an eine betriebliche Software haben. Sie sollte so viel wie möglich von den notwendigen Tätigkeiten abdecken. Doch wie erkennt man eine gute Software für Handwerker? Worauf gilt es bei der Anschaffung zu achten?
Wie erkennt man gute Handwerkersoftware?
Auf die Frage nach einer guten Software für Handwerker gibt es keine pauschale Antwort. Jedes Handwerk ist verschieden und die Abläufe sind in den Branchen unterschiedlich. Dennoch gibt es eine Basis, anhand derer man eine Prüfung durchführen kann. Hierfür ist es lediglich notwendig darüber nachzudenken, welche Tätigkeiten die Arbeit eines Handwerkers erfordert und dann zu prüfen, ob die Software sie erleichtert:
Ein Handwerker bekommt in der Regel einen Anruf und fährt dann zum Kunden. Dort sieht man sich die Dinge an und führt vielleicht Messarbeiten durch. Dann werden die Daten in ein Programm eingegeben und es wird ein Angebot erstellt.
Punkt 1: Kann die Software solche Daten aufnehmen und verarbeiten? Lässt sich mit diesen Daten direkt vor Ort ein Angebot generieren? Und wenn ja, kann man es mit einem Klick per Mail oder Messenger-Nachricht an den Kunden weiterleiten?
Anschließend wird das notwendige Material bestellt. Im Kalender werden Termine eingetragen und es erfolgt eine Personalplanung. Dort wird festgelegt wer, wann, was zu tun hat.
Punkt 2: Lässt sich das Material aus der Software heraus direkt bestellen, weil eine API Anbindung zum Lieferanten oder zum Online Shop besteht? Werden die entsprechenden Bestellungen von der Software direkt mit ins ERP System übertragen, so dass die Materialwirtschaft jederzeit synchronisiert ist?
Wenn alles da ist, dann gehen die Arbeiten los. Die Kollegen müssen ihre Stunden aufschreiben und arbeiten so lange, bis das Projekt beendet ist.
Punkt 3: Können die Mitarbeiter ihre Stunden direkt erfassen? Zum Beispiel über eine App in ihrem Smartphone? Lassen sich dieser bestimmten Baustellen sauber zuordnen? Benötigen die Apps eine Verbindung zum Netzwerk, oder geht alles ganz einfach über die Cloud?
Nach dem Abschluss der Arbeiten wird eine Rechnung geschrieben, die dann dem Kunden ausgehändigt wird. Wenn der Zahlungseingang erfolgt, ist der Auftrag beendet.
Punkt 4: Hier stellt sich die Frage, ob die Rechnung sich aus der Software heraus erstellen lässt? Und vor allem, wird sie bei Erstellung in die Buchhaltung integriert und den offenen Forderungen zugeordnet? Wird eine automatische Meldung generiert, wenn die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird?
Bei der Unterscheidung von guter und schlechter Software geht es also letztendlich immer um die Frage, wie viele der Tätigkeiten eines Handwerkers beschleunigt werden. Auf diesem Wege lassen sich die Abläufe massiv beschleunigen. Der Handwerker wird am Ende nur merken, dass in der Verwaltung weniger Mitarbeiter notwendig sind. Zudem wird die eigene Produktivität besser für Umsatz genutzt. Grund dafür ist, dass der Chef deutlich mehr Zeit für produktive Arbeiten einsetzen kann.
Die Frage nach Cloud oder nicht Cloud entscheidet zudem über weitere Fixkosten. Cloud bietet den Vorteil, dass in der Verwaltung kein komplexes Netzwerk erforderlich wird. Auf lange Sicht ebenfalls ein Kostenvorteil.
